Papier-Pressespiegel
Papier-Pressespiegel werden immer seltener erstellt, aber sie haben dennoch ihre Bedeutung in einigen Institutionen. Die Herstellung von Pressespiegeln auf Papierbasis erfolgt in der Regel in fünf Schritten:
- Recherche in Printausgaben von Zeitungen und Zeitschriften
- Ausschneiden oder Kopieren der relevanten Beiträge, u. U. auch Abbildungen und Grafiken
- Zusammenstellen der Ausschnitte oder der Kopien zu einem Pressespiegel-Dokument
- Vervielfältigung des ursprünglichen Pressespiegel-Dokuments durch Kopieren
- Verbreitung bzw. Weiterleitung an den Leserkreis in der Institution
Papier-Pressespiegel werden entweder intern durch die zuständige Abteilung innerhalb einer Organisation erstellt und verbreitet oder ein externer Dienstleister (Medienmonitoring-Organisation, Clipping-Dienst, Medienbeobachtungsdienst) übernimmt dies im Auftrag des Kunden. In diesem Fall erfolgt die Medienbeobachtung und Pressespiegel-Erstellung nach den individuellen Vorgaben des Auftraggebers.
Die im Pressespiegel verwendeten Artikel müssen lizenziert werden. Das heißt, die Organisation muss die Rechte zur entsprechenden Vervielfältigung von den Rechteinhabern erwerben.
Digitaler Pressespiegel
Das Hauptmerkmal digitaler Pressespiegel (früher: “elektronischer Pressespiegel”) ist, dass die Inhalte in digitaler Form vorliegen, beziehungsweise gespeichert, verarbeitet und zur Verfügung gestellt werden.
Die Inhalte stammen in der Regel aus den klassischen Printausgaben und den begleitenden Online-Titeln von verschiedenen Presseerzeugnissen.
Bei Print-Medien werden zuvor ausgewählte Artikel, Seiten oder komplette Ausgaben durch Einscannen digitalisiert (Eigendigitalisierung). Wenn ganze Ausgaben von Zeitungen oder Zeitschriften eingescannt werden, kann die Auswahl der relevanten Beiträge auch im Nachhinein erfolgen, wenn die Daten bereits digital vorliegen.
Stammen die Inhalte, die in einen Pressespiegel fließen sollen, bereits aus Online-Quellen, erübrigt sich deren erneutes Einscannen. In diesem Fall müssen die Beiträge nur noch entsprechend der vorgegebenen Recherchekriterien ausgewertet werden.
Abschließend können die ausgewählten, relevanten Beiträge dem Leserkreis per E-Mail oder als Download, z. B. im Intranet zur Verfügung gestellt werden.
Die genannten Schritte werden intern in einer Organisation z. B. durch dazu beauftragte Pressestellen oder Kommunikationsverantwortliche erledigt. Eine alternative Lösung ist, einen externen Medienbeobachter zu beauftragen.
Die verwendeten Artikel müssen lizenziert werden. Das heißt, die Organisation muss alle Rechte zur entsprechenden Vervielfältigung von den Rechteinhabern erwerben.
Eine Pressedatenbank nutzen
Eine komfortable Möglichkeit, digitale Pressespiegel zu erstellen, ist die Nutzung einer Pressedatenbank. Bei der PMG liegen zum Beispiel die Beiträge aus rund 2.500 Zeitungen, Zeitschriften, Online-Medien und von Agenturen bereits in digitaler Form vor.
Die benötigten Lizenzen werden artikelgenau erworben und abgerechnet. Aufwändiges Scannen von ganzen Printausgaben erübrigt sich ebenso, wie das Durchsuchen einzelner Online-Präsenzen.