Wie digitale Pressespiegel die Kommunikationsarbeit erleichtern:
Ein Use Case der
DFS Deutsche Flugsicherung

Tower FRAPORT der Deutschen Flugsicherung

Ein Praxisbeispiel der DFS Deutsche Flugsicherung GmbH

Unser Bericht aus der Praxis zeigt, wie Kommunikationsverantwortliche der DFS durch die Digitalisierung und Professionalisierung des Pressespiegels ihre Arbeit verbesserten. Außerdem erfahren Sie, wie der gezielte Einsatz des digitalen Pressespiegels sowohl die interne als auch die externe Kommunikation fördert.

Durch diese Vorteile des digitalen Pressespiegels profitiert die DFS

  • Einfaches Reporting

  • Dokumentation der Arbeit

  • Optimierung der Kommunikation

Das Ziel: Durch ein digitales Presseclipping den Informationsbedarf decken

Wer kennt es nicht? Die Pressemitteilung ist versendet und danach warten Sie gespannt auf Veröffentlichungen.
Im Zuge der Digitalisierung der Medienlandschaft ist die Anzahl der Kanäle und Medien immens gestiegen – dabei den Überblick zu behalten, alles zu erfassen sowie auf Entwicklungen zu reagieren fällt zunehmend schwer. Das stellte und stellt PR-Profis und Kommunikationsbereiche vor neue Herausforderungen.

Auch Kristina Kelek, Pressesprecherin der DFS Deutsche Flugsicherung, machte vor einigen Jahren diese Erfahrung. Immer mehr, immer schnellere Berichterstattung und entsprechend höhere Anforderungen an Medienbeobachtung und Pressespiegel durch das Management. Innerhalb der DFS verantwortet sie die Erstellung des Medienclippings in Form eines täglichen Pressespiegels, inklusive des Reportings an die Geschäftsführung und der Veröffentlichung via Intranet.

Kristina Kelek, DFS

Als erfahrener Medienprofi erkannte Sie bereits vor vielen Jahren: „Mit einem manuell erstellten Pressespiegel kann ich das tägliche Medienclipping, das Reporting an die Geschäftsführung und die Information der Teams via Intranet nicht mehr professionell und umfassend erfüllen. Wir brauchen etwas Neues!“

Für diese neue Lösung formulierte Kristina Kelek drei zentrale Schwerpunkte, die sie unbedingt kurieren wollte: 

  • Der Informationsbedarf seitens der Geschäftsführung stieg stetig an.
  • Die Medienlandschaft wurde zunehmend unübersichtlicher.
  • Die vollumfängliche Berichterstattung sollte ressourceneffizient erfasst werden.

Doch wie ist man als verantwortliche Kommunikatorin in der Lage, das zu gewährleisten? Wie die professionelle Digitalisierung des Pressespiegels dabei hilft, darüber berichtet Kristina Kelek.

Use Case – so verbessert der digitale Pressespiegel die Kommunikationsarbeit

Die allgemeine Medienbeobachtung steht für uns schon immer im Fokus unserer Arbeit. Wer berichtet in welchen Medien zu den für uns relevanten Themen? Diese Frage verlässlich und umfassend zu beantworten wurde über die Jahre immer komplexer. 

Es gab seit jeher bei der DFS einen Pressespiegel. Ganz klassisch, per Hand in Zeitungen recherchiert, ausgeschnitten und zu einem Dokument zusammengeführt.

Durch die wachsende Menge an relevanten Themen und Medien stieß diese aufwendige Praxis aber immer deutlicher an ihre Grenzen. Erschwerend kam für uns hinzu, dass das Reporting an die Geschäftsführung und der Informationsbedarf innerhalb der weiteren Abteilungen über die Jahre stark zugenommen haben und die Pressespiegel demzufolge immer umfangreicher wurden.

Für diese neuen Anforderungen wollte ich eine zeitgemäße Lösung finden: So haben wir verschiedene Dienstleister beauftragt – von Full-Service-Anbietern bis hin zu reinen Online-Dienstleistern. Leider mussten wir aber immer wieder feststellen, dass entweder unsere Anforderungen nicht ausreichend erfüllt werden konnten oder unser Budget gesprengt wurde. So waren wir weiter auf der Suche nach einer flexiblen Lösung, die sich an unsere Bedürfnisse anpassen lässt.

PMG Pressespiegel-Manager

Unsere Anforderungen an das Tool für einen digitalen Pressespiegel waren hierbei: 

  • Die Abdeckung von sich verändernden Leserkreisen
  • Die rechtskonforme Verbreitung von Artikeln
  • Sowie die Möglichkeit der langfristigen Beobachtung und Recherche von Themen.

Die Lösung: Pressespiegel selbst erstellen – aber mit dem richtigen Tool

Nach weiteren Recherchen und schließlich auf Empfehlung von Kommunikationskolleg:innen haben wir uns für die PMG Presse-Monitor GmbH mit ihrer Datenbank und ihrer Lösung für das Erstellen und Versenden von digitalen Pressespiegeln entschieden. Während eines kostenlosen Tests konnten wir alle Funktionen für uns testen. 

Aus diesen Gründen haben wir uns für die Lösung der PMG entschieden: 

1. Das Medienset 

  • Zur allgemeinen Medienbeobachtung bietet die PMG  die größte tagesaktuelle Pressedatenbank im DACH-Raum. 
  • Das ermöglicht uns, alle Veröffentlichungen unkompliziert zu erfassen.
  • Besonders vorteilhaft für uns: Auch die Online-Berichterstattung läuft problemlos ein und wird mehrmals täglich aktualisiert. 
  • Darüber hinaus ermöglicht das Portal der PMG eine passgenaue Auswahl der Clippings, die täglich in den Pressespiegel eingebunden werden sollen. 

2. Einfach digitale Pressespiegel erstellen 

  • Der tägliche Pressespiegel lässt sich einfach, schnell und unkompliziert erstellen – digital, ohne Drucker, Ausschneiden oder Binden. 
  • Dabei ist zusätzlich das Einfügen der gegebenenfalls vorhandenen Bilder sowie Grafiken mit nur einem Klick möglich.
  • Besonderes Highlight ist die Möglichkeit, den Pressespiegel ganz einfach um eigene Inhalte wie Pressemitteilungen oder anderen hauseigenen Content zu ergänzen.

3. Transparenz der Kosten

  • Durch die transparente Preisauszeichnung jedes Artikels entsprechend unserer Leserzahl und die im Portal integrierte Budgetkontrolle ist bei der Auswahl der Artikel immer eine genaue Kalkulation der Kosten gegeben. Damit sind wir in der Lage, Artikel nach wirtschaftlichen Vorgaben einzukaufen und bereitzustellen. 

4. Reporting 

Die PMG Pressedatenbank bietet verschiedene Möglichkeiten, die Veröffentlichungen zu exportieren sowie Leserkreise flexibel anzupassen. 

  • Das vereinfacht das Reporting an die Geschäftsführung und die interne Kommunikation enorm. So bieten wir täglich zwei Pressespiegel an: 
  • Eine ausführliche Version für die Geschäftsführung,. Hierfür nutzen wir auch Möglichkeiten Artikel im Originallayout abzubilden, zum Beispiel mit dem PDF-Clipper. Der Vorteil dabei ist, dass die Platzierung des Artikels auf der Seite einer Publikation klar ersichtlich ist – inklusive Bebilderung. Einige Kolleginnen und Kollegen möchten ihre Interviews oder Statements gerne als Original-Ausschnitt oder Ganzseitenartikel im Pressespiegel dargestellt haben. Das können wir so ermöglichen. 
  • Eine gekürzte Version, die wir über das Intranet weiteren Kolleginnen und Kollegen zugänglich machen. 

5. Flexible Suche und Artikelansicht vor Kauf

  • Ein weiterer Vorteil, der die tägliche Arbeit erleichtert, ist die flexible Anpassung der Suchbegriffe: Neben dem fest eingerichteten Set an Suchbegriffen, die in das tägliche Monitoring laufen, ist es immer möglich, selbst weitere temporäre Suchen aufzusetzen und so oft wie nötig anzupassen. 
  • Diese flexiblen Suchen helfen bei der Recherche: Die gelieferten Artikel bieten einen guten Überblick und liefern frühzeitig Informationen zu neuen Themen. 
  • Ein großes Plus ist die Möglichkeit, die Artikel vor dem Kauf zu lesen. Das ist wirklich sehr hilfreich und effizient. So verfolgen wir für uns wichtige Themen stetig, bleiben auf dem Laufenden und sind stets gut informiert. 

6. Versand des Pressespiegels

  • Ist der digitale Pressespiegel erstellt, kann er direkt aus der Pressedatenbank per Knopfdruck an einen ausgewählten Verteiler versendet werden. 
  • Dabei ist sehr hilfreich, dass man unterschiedliche Vorlagen einrichten kann und dabei Punkte wie die Versand-E-Mail-Adresse, das Layout-Design sowie die angezeigten Metadaten auswählbar sind. 
  • Artikel über Fluglotsin aus Pressespiegel
Fabio Ramos - Leiter Unternehmenskommunikation DFS

 

“Mit dem digitalen Pressespiegel von PMG sind wir schnell, unkompliziert und umfänglich informiert. Wir sind sehr zufrieden mit der Aufbereitung der Inhalte”, bekundet Fabio Ramos, Leiter Unternehmenskommunikation und Pressesprecher der DFS Deutsche Flugsicherung GmbH.

 

Fazit: Warum sich der Einsatz eines digitalen Pressespiegel-Portals lohnt

Wir als Kommunikationsverantwortliche sind wirklich sehr zufrieden mit der dem Angebot der PMG zur Recherche, Erstellung und Verbreitung von Pressespiegeln, denn wir haben durch deren Einsatz:

  • den täglichen Pressespiegel vollständig digitalisiert sowie professionalisiert,
  • das Reporting an die Geschäftsführungsebene sowie an weitere Empfängerkreise verbessert,
  • den Einsatz von Ressourcen sowie Budgets effizienter gestaltet und
  • die Kommunikationsarbeit optimiert.

Darüber hinaus verfügt die PMG über einen sehr hilfreichen, kompetenten und schnellen Service in allen Fragestellungen. Der Service ist einmalig und wir sind rundum zufrieden mit der Lösung. Uns wurde die PMG von Kommunikations-Kolleginnen und Kollegen empfohlen – eine Empfehlung, die wir gerne weitergeben.

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Die DFS Deutsche Flugsicherung GmbH ist ein bundeseigenes, privatrechtlich organisiertes Unternehmen mit rund 5.600 Mitarbeitern (Stand: 30.06.2021). Die DFS sorgt für einen sicheren und pünktlichen Flugverlauf. Die rund 2.200 Fluglotsen haben in Spitzenjahren mehr als drei Millionen Flüge durch den deutschen Luftraum geleitet, täglich bis zu 10.000. Das Unternehmen betreibt Kontrollzentralen in Bremen, Karlsruhe, Langen und München. Außerdem ist es an den 15 internationalen Verkehrsflughäfen in Deutschland vertreten.

Die Tochtergesellschaft DFS Aviation Services GmbH vermarktet flugsicherungsnahe Produkte und Dienstleistungen und ist für die Flugverkehrskontrolle an neun deutschen Regionalflughäfen sowie an den Flughäfen London-Gatwick und Edinburgh verantwortlich. Die DFS arbeitet maßgeblich an der Integration von Drohnen in den Luftverkehr und hat mit der Deutschen Telekom das Joint Venture Droniq GmbH gegründet. Das Tochterunternehmen R. Eisenschmidt GmbH vertreibt Publikationen und Produkte für die Allgemeine Luftfahrt, die Kaufbeuren ATM Training (KAT) bildet militärisches Flugsicherungspersonal aus, und das Joint Venture FCS Flight Calibration Services bietet Flugvermessungsdienstleistungen an. www.dfs.de

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